采購(gòu)管理制度(實(shí)用)
在不斷進(jìn)步的社會(huì)中,制度起到的作用越來(lái)越大,制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。那么擬定制度真的很難嗎?下面是小編精心整理的采購(gòu)管理制度,歡迎閱讀與收藏。
一、指導(dǎo)思想和編制原則:
為規(guī)范集團(tuán)公司物資采購(gòu)的提報(bào)、審批、執(zhí)行程序,提高物資采購(gòu)的效率、降低采購(gòu)成本,使物資采購(gòu)工作在規(guī)范、可控條件下運(yùn)行。
依據(jù)《國(guó)有企業(yè)采購(gòu)操作規(guī)范》《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)實(shí)施條例》等政策法規(guī),結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況,通過(guò)對(duì)供應(yīng)商和關(guān)鍵采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的集中管理,以集中采購(gòu)、分散交付、分散發(fā)貨、集中管控為原則,編制本制度。
二、管理范圍:
集團(tuán)公司各職能部門(mén)、子公司非依法必須招標(biāo)項(xiàng)目的采購(gòu)活動(dòng)。
。ㄒ唬└鞑块T(mén)、子公司工程項(xiàng)目及工程項(xiàng)目相關(guān)的采購(gòu)包括:
1、工程項(xiàng)目施工承包、勞務(wù)類(lèi)采購(gòu),合同估算價(jià)在400萬(wàn)元以下;
2、工程項(xiàng)目重要設(shè)備、材料等貨物采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在200萬(wàn)元以下;
3、工程項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)類(lèi)采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在100萬(wàn)元以下。
4、工程項(xiàng)目中與建筑物和構(gòu)筑物的新建、改建、擴(kuò)建無(wú)關(guān)的單獨(dú)的裝修、拆除和修繕等項(xiàng)目采購(gòu)。
(同一項(xiàng)目中可以合并進(jìn)行的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、材料等的采購(gòu),合同估算價(jià)合計(jì)超過(guò)前款規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的,不屬于本制度采購(gòu)范圍。)
(二)各部門(mén)、子公司非工程類(lèi)采購(gòu)包括:
1、公司類(lèi):
公司類(lèi)采購(gòu)包括辦公用品、固定資產(chǎn)、工裝、綠植等。
2、服務(wù)類(lèi):
服務(wù)類(lèi)采購(gòu)包括為我公司提供的項(xiàng)目咨詢,可研報(bào)告、宣傳、廣告、培訓(xùn)、團(tuán)建、會(huì)計(jì)、金融等服務(wù)項(xiàng)目。
3、生產(chǎn)類(lèi):
生產(chǎn)類(lèi)采購(gòu)包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的燃料、生產(chǎn)材料、藥品、設(shè)施設(shè)備等。
4、其他類(lèi):
公司車(chē)輛的年審、保險(xiǎn)、維修、燃油,(臨時(shí))場(chǎng)地租賃等。
三、建立供應(yīng)商庫(kù)及供應(yīng)商管理
(一)建立供應(yīng)商庫(kù)
1、發(fā)布建庫(kù)公告
供應(yīng)商邀請(qǐng)公告:應(yīng)通過(guò)在指定媒介發(fā)布公告的形式邀請(qǐng)不特定供應(yīng)商參與入庫(kù);公告的內(nèi)容包括采購(gòu)邀請(qǐng)人的名稱和地址、以及獲取供應(yīng)商入庫(kù)文件的辦法,還應(yīng)注明是否接受聯(lián)合體、是否采用電子方式并注明網(wǎng)址以及采購(gòu)邀請(qǐng)人的聯(lián)系方式。
。ㄈ霂(kù)的供應(yīng)商需提交法人資格證書(shū),營(yíng)業(yè)執(zhí)照,基本存款賬戶,聯(lián)系方式,認(rèn)證資質(zhì)證書(shū),質(zhì)量、安全、環(huán)保、職業(yè)健康管理體系證
明文件,業(yè)績(jī)以及社會(huì)信譽(yù)等公司基本信息,主營(yíng)產(chǎn)品、技術(shù)工藝水平、質(zhì)檢體系、產(chǎn)能、銷(xiāo)售額等產(chǎn)品信息。)
2、結(jié)合各部門(mén)及子公司需求,建立和使用統(tǒng)一的供應(yīng)商綜合評(píng)價(jià)指標(biāo)體系,由供應(yīng)商評(píng)審小組對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)分級(jí),確定每類(lèi)供應(yīng)商入庫(kù)名額。
3、供應(yīng)商資格審核、評(píng)估
根據(jù)供應(yīng)商所提供的相關(guān)資料,由供應(yīng)商評(píng)審小組對(duì)供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況、商務(wù)能力、技術(shù)與服務(wù)能力、生產(chǎn)能力、質(zhì)量能力、環(huán)境保護(hù)、可持續(xù)發(fā)展等能力進(jìn)行審核、評(píng)估。綜合考慮供應(yīng)商的業(yè)績(jī)、設(shè)備管理、人力資源、質(zhì)量控制、成本控制、技術(shù)開(kāi)發(fā)、用戶滿意度、交貨協(xié)議等方面可能影響供應(yīng)鏈合作關(guān)系的方面,確定入庫(kù)供應(yīng)商。
(注:供應(yīng)商評(píng)審小組由財(cái)務(wù)部、監(jiān)察部、招投標(biāo)、采購(gòu)部等部門(mén)5-7人,為單數(shù)組成。)
。ǘ┕⿷(yīng)商管理
分類(lèi)分級(jí)管理:
根據(jù)本制度第二條管理范圍的分類(lèi),對(duì)入庫(kù)的供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理。通過(guò)對(duì)不同行業(yè)、企業(yè)、產(chǎn)品需求、不同環(huán)境下的供應(yīng)商采取不同的評(píng)審方式,增加評(píng)審制度的靈活性和可操作性,以達(dá)到提高采購(gòu)效率的目的。
根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理,分級(jí)應(yīng)至少包括A/B/C三個(gè)級(jí)別。不同級(jí)別的供應(yīng)商,在供貨量、付款方式、貨物免檢等方面享有不同的采購(gòu)政策,以此提高供應(yīng)商的配合度、積極性,確保庫(kù)內(nèi)供應(yīng)商的有效性,進(jìn)一步提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本。
。ㄔ斠(jiàn):《供應(yīng)商管理辦法》)
動(dòng)態(tài)管理:
1、制定完善的資源庫(kù)準(zhǔn)入、評(píng)價(jià)、退出機(jī)制。嚴(yán)格入庫(kù)審核,對(duì)入庫(kù)企業(yè)實(shí)施日常評(píng)價(jià)與定期評(píng)價(jià)結(jié)合的辦法;對(duì)入庫(kù)供應(yīng)商進(jìn)行有效的生產(chǎn)周期管理(供應(yīng)商效率最高的6-18個(gè)月服務(wù)周期),分期進(jìn)行考評(píng);對(duì)于確實(shí)符合退出標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)制度,考評(píng)不合格的供應(yīng)商給與中止交易、取消準(zhǔn)入資格的處理。避免供應(yīng)商體系固化,保證供應(yīng)商庫(kù)能進(jìn)能出,供應(yīng)商級(jí)別能上能下,切實(shí)發(fā)揮供應(yīng)商資源庫(kù)的作用。
2、公司發(fā)展戰(zhàn)略、管理模式發(fā)生變化時(shí),在保持制度相對(duì)穩(wěn)定的基礎(chǔ)上適時(shí)調(diào)整供應(yīng)商庫(kù)相關(guān)準(zhǔn)入、評(píng)價(jià)、退出標(biāo)準(zhǔn),以適應(yīng)公司發(fā)展變化的需求。
。ㄔ斠(jiàn):《供應(yīng)商管理辦法》)
四、采購(gòu)流程和通用要求
(一)提出采購(gòu)需求
需求單位提交采購(gòu)申請(qǐng)表:需求單位根據(jù)生產(chǎn)銷(xiāo)售計(jì)劃、庫(kù)存情況、采購(gòu)周期等信息編制提交采購(gòu)需求申請(qǐng)單,由單位負(fù)責(zé)人簽字。(所有“采購(gòu)需求計(jì)劃”“采購(gòu)訂單”須寫(xiě)清楚需購(gòu)的物料數(shù)量,品名規(guī)格及交期,如規(guī)格不明確的物料,須附文字說(shuō)明或提供必要的樣品。)
。ǘ┚幹撇少(gòu)計(jì)劃
采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求,結(jié)合年度采購(gòu)總規(guī)劃,編制采購(gòu)計(jì)劃;
(三)確定采購(gòu)方式
按照不同采購(gòu)項(xiàng)目的分類(lèi),選擇不同的采購(gòu)方式。(具體采購(gòu)方式及適用條件見(jiàn)本制度第五章)
(四)批準(zhǔn)采購(gòu)計(jì)劃
根據(jù)不同采購(gòu)項(xiàng)目的審批權(quán)限,分別由(采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人→集團(tuán)分管副總簽字→集團(tuán)總經(jīng)理簽字)批準(zhǔn)后開(kāi)始實(shí)施采購(gòu)作業(yè);
。ㄎ澹┚幹撇少(gòu)文件
采購(gòu)文件包括以下內(nèi)容:采購(gòu)公告或采購(gòu)邀請(qǐng)書(shū),供應(yīng)商須知或談判要點(diǎn)、評(píng)審或成交辦法、合同草案、采購(gòu)需求以及響應(yīng)文件格式示范等。需繳納采購(gòu)保證金的,文件應(yīng)明確收取保證金的金額、形式、退還保證金的時(shí)間和方式以及其他需要供應(yīng)商了解的注意事項(xiàng)。
采購(gòu)公告:在采用具有競(jìng)爭(zhēng)條件的采購(gòu)方式時(shí),應(yīng)在供應(yīng)商庫(kù)中發(fā)布公告的形式邀請(qǐng)不特定供應(yīng)商參與采購(gòu)活動(dòng);采購(gòu)公告的內(nèi)容包括:采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、數(shù)量、實(shí)施地點(diǎn)和時(shí)間以及獲取采購(gòu)文件的辦法,還應(yīng)注明是否接受聯(lián)合體、是否采用電子方式并注明網(wǎng)址以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式。
采購(gòu)邀請(qǐng)書(shū):在采用不具備競(jìng)爭(zhēng)條件或有一定競(jìng)爭(zhēng)條件但屬于時(shí)間緊迫的采購(gòu)方式時(shí),宜采用邀請(qǐng)書(shū)直接邀請(qǐng)供應(yīng)商參加采購(gòu)活動(dòng);應(yīng)要求被邀請(qǐng)供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間對(duì)是否接受邀請(qǐng)做出回復(fù)。
響應(yīng)文件格式:包括響應(yīng)函、響應(yīng)保證金保函、報(bào)價(jià)表、響應(yīng)方案等。
(六)審核采購(gòu)文件
評(píng)審的內(nèi)容應(yīng)包括:
1、采購(gòu)文件規(guī)定的資格條件是否能滿足采購(gòu)主體的合格性;
2、采購(gòu)文件規(guī)定的評(píng)審條件能否科學(xué)評(píng)價(jià)采購(gòu)內(nèi)容的滿足性;
3、技術(shù)和商務(wù)條件是否能夠滿足3人以上競(jìng)爭(zhēng);
4、技術(shù)和商務(wù)條件是否具有歧視性排他性。
(七)執(zhí)行采購(gòu)
根據(jù)第(三)條確認(rèn)的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng);除對(duì)外公告邀請(qǐng)不特定供應(yīng)商外,應(yīng)在供應(yīng)商庫(kù)中進(jìn)行供應(yīng)商選擇;之前未納入的供應(yīng)商在成為成交供應(yīng)商后也應(yīng)納入供應(yīng)商管理庫(kù)進(jìn)行管理。
。ò耍┐_定成交供應(yīng)商
公示成交供應(yīng)商候選人:采購(gòu)項(xiàng)目評(píng)審或談判結(jié)束后,采購(gòu)人應(yīng)根據(jù)評(píng)審委員會(huì)提交的咨詢報(bào)告和推薦的成交供應(yīng)商候選人名單,及時(shí)在供應(yīng)商庫(kù)中進(jìn)行公示。
公告成交供應(yīng)商:公示無(wú)異議或異議處理完畢后,采購(gòu)部編制成交供應(yīng)商結(jié)果公告,并經(jīng)內(nèi)部審核,審核無(wú)誤后,在采購(gòu)文件約定的時(shí)間內(nèi)在供應(yīng)商庫(kù)中發(fā)布成交供應(yīng)商結(jié)果公告。
發(fā)出成交通知書(shū):公示無(wú)異議或異議處理完畢后,應(yīng)及時(shí)向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書(shū),成交通知書(shū)的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,應(yīng)包括告知成交供應(yīng)商已成交的結(jié)果(如價(jià)格、數(shù)量、單位、交付期限等)、簽訂合同的時(shí)間和地點(diǎn)。
。ň牛┎少(gòu)合同的簽訂
1、確定合同文本
2、簽訂合同:采購(gòu)部協(xié)助各職能部門(mén)、子公司在與成交供應(yīng)商雙方約定的期限內(nèi)簽訂合同。其中,招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)在發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)30日內(nèi)簽訂合同。
3、退還采購(gòu)保證金:采購(gòu)文件要求繳納采購(gòu)保證金的,應(yīng)盡快退還供應(yīng)商的采購(gòu)保證金,供應(yīng)商發(fā)生違反法律和采購(gòu)文件約定的事項(xiàng),采購(gòu)保證金可不予退還。
4、提交履約保證金:采購(gòu)文件中要求繳納履約保證金的,成交供應(yīng)商應(yīng)繳納。
。ㄊ┎少(gòu)需求部門(mén)根據(jù)“采購(gòu)訂單上雙方約定的條款進(jìn)行訂單追蹤。”
。ㄊ唬┴浳锏竭_(dá)后,由采購(gòu)部通知使用部門(mén)進(jìn)行來(lái)料檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫(kù)。
。ㄊ⿲⒉少(gòu)訂單相關(guān)的資料、信息提交財(cái)務(wù)進(jìn)行審核和付款。
五、采購(gòu)方式及適用條件
采購(gòu)的主要方式:比選、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源、框架協(xié)議等。
。ㄒ唬┍冗x采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)
采購(gòu)數(shù)量、單位、交期等條件明確的單項(xiàng)采購(gòu),并且符合下列條件之一的適用于比選采購(gòu):
1、工程項(xiàng)目施工承包、勞務(wù)類(lèi)采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在400萬(wàn)元以下,50萬(wàn)元以上(“以上”含本數(shù),“以下”不含本數(shù),下同);
2、工程項(xiàng)目重要設(shè)備、材料等貨物采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在200萬(wàn)元以下,30萬(wàn)元以上;
3、工程項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)類(lèi)采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在100萬(wàn)元以下,20萬(wàn)元以上;
4、公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資類(lèi)采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在30萬(wàn)元以上;
5、公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需服務(wù)類(lèi)采購(gòu),單項(xiàng)合同估算價(jià)在20萬(wàn)元以上。
(符合比選條件的采購(gòu)項(xiàng)目,需在集團(tuán)公司網(wǎng)站或相關(guān)采購(gòu)媒介公開(kāi)發(fā)布采購(gòu)信息。)
(二)競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)
競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)應(yīng)符合下列條件之一:
1、單項(xiàng)合同估算價(jià)在10萬(wàn)元以上,50萬(wàn)元以下的施工;
2、單項(xiàng)合同估算價(jià)在15萬(wàn)元以上,30萬(wàn)元以下的設(shè)備、材料等物資類(lèi)的采購(gòu);
3、單項(xiàng)合同估算價(jià)在10萬(wàn)元以上,20萬(wàn)元以下的勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、可研、廣告、培訓(xùn)等其他服務(wù)類(lèi);
(競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)的項(xiàng)目,在公司采購(gòu)供應(yīng)商庫(kù)中發(fā)布采購(gòu)信息。)
。ㄈ┰儍r(jià)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)
單項(xiàng)合同估算價(jià)在15萬(wàn)元以下(不含本數(shù))的物資類(lèi),10萬(wàn)元以下的施工、服務(wù)類(lèi)采購(gòu),可采用詢價(jià)方式,詢價(jià)單位不少于三家;實(shí)施詢價(jià)采購(gòu)的,須形成完整的詢價(jià)報(bào)告并完善相關(guān)審批流程。
。ㄔ儍r(jià)采購(gòu)的項(xiàng)目,在公司采購(gòu)供應(yīng)商庫(kù)中發(fā)布采購(gòu)信息。)
。ㄋ模﹩我粊(lái)源采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)
所購(gòu)商品的來(lái)源渠道單一,或?qū)賹@、首次制造和發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)等情況。由單一來(lái)源采購(gòu)的貨物采購(gòu)類(lèi)服務(wù),是只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu),經(jīng)集團(tuán)公司審批同意后,方可采用該方式。
(五)框架協(xié)議采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)
框架協(xié)議采購(gòu)應(yīng)符合下列條件之一:
1、對(duì)采購(gòu)“標(biāo)的”的需求預(yù)計(jì)將在某一特定時(shí)期內(nèi)不定期(不定期是指不清楚需要的程度、時(shí)間和數(shù)量及采購(gòu)頻次)出現(xiàn)或重復(fù)出現(xiàn);
2、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈,需要定期或重復(fù)采購(gòu)但數(shù)量不定的商品類(lèi)采購(gòu)。
3、需要和特定供應(yīng)商當(dāng)面溝通、交流、協(xié)商長(zhǎng)期合作的采購(gòu)。
。ǹ蚣軈f(xié)議采購(gòu)的項(xiàng)目,在公司采購(gòu)供應(yīng)商庫(kù)中發(fā)布采購(gòu)信息。)
注:所有采購(gòu)方式確定的供應(yīng)商都應(yīng)納入供應(yīng)商庫(kù)進(jìn)行管理。
六、監(jiān)督和考核
采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組及采購(gòu)監(jiān)督委員會(huì)及集團(tuán)各級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)將定期或不定期開(kāi)展采購(gòu)監(jiān)督檢查工作,提出建議。集團(tuán)職能部門(mén)、各子公司和采購(gòu)部應(yīng)予以配合。
監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容是:
。ㄒ唬└髀毮懿块T(mén)、子公司有關(guān)采購(gòu)的規(guī)章制度的執(zhí)行情況;
。ǘ┎少(gòu)部采購(gòu)范圍、采購(gòu)方式和采購(gòu)程序的執(zhí)行情況;
。ㄈ┎少(gòu)?fù)对V及處理情況;
集團(tuán)職能部門(mén)、各子公司和采購(gòu)部工作人員在采購(gòu)活動(dòng)中有玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊、索賄受賄等違法違紀(jì)行為的,應(yīng)當(dāng)按照集團(tuán)公司獎(jiǎng)懲規(guī)章制度和黨紀(jì)黨規(guī)處理。構(gòu)成犯罪的,移交司法機(jī)關(guān)處理。
七、退貨管理
驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品,應(yīng)及時(shí)將貨物退還,并及時(shí)將檢驗(yàn)情況報(bào)采購(gòu)部,采購(gòu)員負(fù)責(zé)按照購(gòu)貨合同的約定處理。采購(gòu)部將不合格產(chǎn)品情況進(jìn)行登記,作為供應(yīng)商考核的依據(jù)。
關(guān)鍵供應(yīng)產(chǎn)品應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和問(wèn)題輔導(dǎo),督促其進(jìn)行改進(jìn),并對(duì)改進(jìn)的結(jié)果進(jìn)行追蹤評(píng)價(jià)。
提供不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商,采購(gòu)部可根據(jù)實(shí)際情況實(shí)施:整改通知、減少采購(gòu)量、降級(jí)、移出供應(yīng)商庫(kù)等處罰方式。
八、附則
。ㄒ唬┎少(gòu)計(jì)劃編制
采購(gòu)計(jì)劃是各單位年內(nèi)需求采購(gòu)內(nèi)容的總體安排。各單位應(yīng)當(dāng)在編制年度投資計(jì)劃和年度財(cái)務(wù)預(yù)算的同時(shí),編制年度采購(gòu)計(jì)劃,并上報(bào)采購(gòu)部匯總。
采購(gòu)部在各單位采購(gòu)計(jì)劃的基礎(chǔ)上編制年度采購(gòu)計(jì)劃草案,報(bào)集團(tuán)公司總辦會(huì)審議批準(zhǔn)后實(shí)施。
。ǘ┓擦袨榧煞秶奈镔Y,必須通過(guò)集中采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理實(shí)施。嚴(yán)格審核,防止標(biāo)外采購(gòu)、違規(guī)采購(gòu)或從非正常渠道采購(gòu)。
。ㄈ┎少(gòu)?fù)瓿珊,相關(guān)需求部門(mén)、子公司應(yīng)按合同相關(guān)條款及時(shí)與供應(yīng)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)企業(yè)結(jié)清貨款。逾期將采取督辦、警告、通報(bào)批評(píng)、限期還款、處罰等措施。
。ㄋ模┘瘓F(tuán)監(jiān)察部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的全程監(jiān)督。
。ㄎ澹┎少(gòu)管理制度相關(guān)文件:
《采購(gòu)工作(業(yè)務(wù))流程說(shuō)明》
《采購(gòu)需求表》《采購(gòu)計(jì)劃表》
《供應(yīng)商管理辦法》(暫行)
以上各文件需經(jīng)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組、采購(gòu)監(jiān)督委員會(huì)、集團(tuán)法務(wù)審核后通過(guò)。
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