公司檔案管理制度

　　在快速變化和不斷變革的今天，人們運用到制度的場合不斷增多，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，以下是小編收集整理的公司檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

公司檔案管理制度1

　　一、概述

　　公司人事檔案管理制度是為規(guī)范公司人事檔案的建立、整理、保管和使用等過程，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，維護員工和公司的合法權(quán)益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性而制定的。

　　二、檔案建立

　　1. 人事檔案的范圍和內(nèi)容

　　人事檔案的范圍包括招聘、錄用、績效考核、培訓(xùn)等所有與員工相關(guān)的資料。人事檔案的內(nèi)容應(yīng)包括員工的個人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、合同協(xié)議、績效考核記錄、晉升、獎懲等有關(guān)信息。

　　2. 檔案管理責任及流程

　　人事部門負責公司全體員工的檔案管理工作，其中包括員工檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節(jié)。人事部門應(yīng)建立嚴格的流程，確保檔案的準確性和時效性。

　　3. 檔案建立的流程和要求

　　員工入職后，人事部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集并建立員工檔案。員工個人應(yīng)提供真實、完整和準確的個人資料，包括身份證、畢業(yè)證、工作經(jīng)歷等證明文件。人事部門應(yīng)按照流程對這些材料進行核實，并將其歸檔。

　　三、檔案整理

　　1. 檔案整理的原則和方法

　　檔案整理的原則是按照時間順序和相關(guān)性對檔案進行分類和整理。人事部門應(yīng)制定檔案整理的具體方法和步驟，并保持檔案的完整性和準確性。

　　2. 檔案整理的任務(wù)分工和流程

　　人事部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)模和人數(shù)確定檔案整理的任務(wù)分工和流程�？梢詫�檔案分為不同的類別，由不同的人員負責整理和歸檔。

　　四、檔案保管

　　1. 檔案保管的目的和要求

　　檔案保管的目的是確保檔案的安全和有效使用。檔案應(yīng)妥善保管，防止遺失、損壞或泄露，并按照規(guī)定的時間保留期限進行保存。人事部門應(yīng)制定檔案保管的要求和措施，確保檔案的安全性。

　　2. 檔案保管的責任和措施

　　人事部門及相關(guān)人員對檔案的保管負有責任。保管人員應(yīng)按照規(guī)定的要求和措施進行檔案的保管，包括使用鎖柜、防潮、防火等措施，并定期檢查檔案的完整性和安全性。

　　五、檔案使用

　　1. 檔案使用的范圍和條件

　　檔案的使用范圍限定于有關(guān)人事、勞動合同、績效等與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。其他部門和人員需提出申請，并經(jīng)過相關(guān)部門的批準后方可使用檔案。

　　2. 檔案使用的權(quán)限和流程

　　人事部門應(yīng)制定檔案使用的權(quán)限和流程，明確各級別人員的檔案使用權(quán)限，并規(guī)定提交檔案使用申請的流程和具體步驟。

　　六、檔案銷毀

　　1. 檔案銷毀的原則和方式

　　檔案銷毀的原則是按照規(guī)定的時間保留期限，一經(jīng)到期即予銷毀。銷毀方式應(yīng)包括物理銷毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。

　　2. 檔案銷毀的程序和流程

　　人事部門應(yīng)根據(jù)檔案銷毀的程序和流程，對到期的檔案進行統(tǒng)一銷毀。銷毀記錄應(yīng)詳細記錄，包括銷毀日期、銷毀方式和銷毀人員等信息。

　　七、違紀違法處理

　　1. 違反制度的處理措施

　　對于未按照本制度要求建立、整理、保管和使用人事檔案的人員，一經(jīng)查實將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行相應(yīng)的處罰。

　　2. 違反法律法規(guī)的處理措施

　　對于違反法律法規(guī)規(guī)定和侵犯員工隱私等行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定和國家有關(guān)法律法規(guī)進行處理，必要時將追究相應(yīng)的法律責任。

　　綜上所述，公司人事檔案管理制度是公司規(guī)范人事檔案工作的基本規(guī)定，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，保障員工和公司的權(quán)益。制度的執(zhí)行需要全體員工的共同配合，確保制度的有效落實。八、檔案管理的監(jiān)督與評估

　　1. 監(jiān)督責任及流程

　　人事部門和相關(guān)部門應(yīng)建立定期監(jiān)督檔案管理工作的.機制，確保檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和規(guī)范性。監(jiān)督部門應(yīng)制定具體的監(jiān)督流程和責任分工，并對檔案管理情況進行定期檢查和評估。

　　2. 檔案管理的評估指標

　　檔案管理的評估指標應(yīng)包括檔案的完整性、準確性、及時性和安全性等方面。評估指標應(yīng)根據(jù)公司的實際情況進行具體的制定，并根據(jù)評估結(jié)果進行相應(yīng)的改進和優(yōu)化。

　　九、問題處理與糾正措施

　　1. 檔案管理中可能出現(xiàn)的問題

　　在檔案管理過程中可能出現(xiàn)的問題包括檔案丟失、損壞、泄露、使用不當?shù)惹闆r。人事部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)并處理這些問題，采取相應(yīng)的糾正措施，以保證檔案的安全和合規(guī)。

　　2. 問題處理的程序和措施

　　當發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題時，人事部門應(yīng)立即采取相關(guān)措施進行處理。處理程序應(yīng)包括問題的確認、原因的分析、責任的追究和糾正措施的制定，并進行相應(yīng)的記錄和整改。

　　十、制度宣導(dǎo)與培訓(xùn)

　　1. 制度宣導(dǎo)的目的和方式

　　人事部門應(yīng)定期對人事檔案管理制度進行宣導(dǎo)，以提高員工對制度的了解和認知度。宣導(dǎo)方式可以包括員工大會、培訓(xùn)課程、內(nèi)部通知等形式，以確保制度能夠全面、深入地落實在員工中。

　　2. 培訓(xùn)與教育的內(nèi)容和方法

　　人事部門應(yīng)對各級員工進行相關(guān)檔案管理的培訓(xùn)與教育。培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括檔案建立、整理、保管和使用等方面的知識和技能。培訓(xùn)方法可以采用現(xiàn)場培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、培訓(xùn)材料等形式，以確保培訓(xùn)的有效性和實效性。

　　十一、附則

　　1. 本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、勞務(wù)派遣人員和合同工等。

　　2. 人事部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和政策，制定相應(yīng)的操作細則和補充說明，并及時進行更新和調(diào)整。

　　3. 公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作具有重要的指導(dǎo)作用，應(yīng)支持和監(jiān)督檔案管理工作的開展，并及時解決檔案管理中的問題和困難。

　　4. 本制度自發(fā)布之日起生效，并逐步推行。

　　人事檔案是公司管理工作中的重要組成部分，對于維護員工和公司的合法權(quán)益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性具有重要意義。通過制定和執(zhí)行人事檔案管理制度，可以規(guī)范和優(yōu)化公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，從而為公司的發(fā)展和員工的成長提供有力的支持和保障。

　　通過建立嚴格的檔案建立、整理、保管和使用等流程，可以確保檔案的準確性和時效性。檔案整理應(yīng)按照時間順序和相關(guān)性進行分類和整理，明確責任人和流程，保持檔案的完整性和準確性。

　　檔案的保管是確保檔案安全和有效使用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人事部門及相關(guān)人員應(yīng)對檔案的保管負有責任，通過使用鎖柜、防潮、防火等措施，保證檔案的安全和保密，并定期檢查檔案的完整性和安全性。

　　檔案的使用應(yīng)在相關(guān)部門的批準下進行，限定于與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。人事部門應(yīng)制定檔案使用的權(quán)限和流程，明確檔案的使用范圍和條件，并記錄檔案的使用情況。

　　檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的時間保留期限進行，一經(jīng)到期即予銷毀。銷毀方式包括物理銷毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。人事部門應(yīng)根據(jù)檔案銷毀的程序和流程，對到期的檔案進行統(tǒng)一銷毀，記錄銷毀的情況。

　　對于違反制度和法律法規(guī)的行為，應(yīng)按照規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)進行處理，包括相應(yīng)的處罰和追究法律責任。人事部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問題，并采取相應(yīng)的糾正措施，以保證檔案的安全和合規(guī)。

　　制度的有效實施需要全體員工的共同配合和支持，人事部門應(yīng)定期進行制度的宣導(dǎo)與培訓(xùn)，提高員工的意識和行為規(guī)范。通過制度的有效落實和監(jiān)督評估，可以不斷完善檔案管理工作，提高管理的科學(xué)性和效率，為公司的發(fā)展和員工的成長提供有力的支持和保障。

公司檔案管理制度2

　　為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，符合會計基礎(chǔ)規(guī)范化的要求，公司根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，特制定本制度。

　　一、會計檔案立卷管理辦法

　　1、會計憑證：每月做好的會計憑證必須在下月5日內(nèi)進行順號、查對、清點，檢查憑證是否都符合規(guī)定，然后按每本50號裝訂成冊，憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號，再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。

　　2、會計報表：每月做好的會計報表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應(yīng)當注明：單位名稱、單位地址，財務(wù)報告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負責人、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　3、會計帳本：每月結(jié)帳后，將打印出來的會計帳簿加具封面，裝訂成冊，標明帳戶名稱、順序號、標上標簽，將會計帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　4、財務(wù)文件：財務(wù)文件、審計報告等按文件內(nèi)容進行分類，按立案時間打出文件清單，標上標簽、編上編號，便于查閱。

　　二、會計檔案調(diào)閱管理辦法

　　借閱檔案必須按正常手續(xù)進行，財務(wù)部查閱檔案資料，要求當天查閱當天歸放原處；審計人員查閱檔案要有借閱手續(xù)；外調(diào)檔案，必須經(jīng)財務(wù)部主管批準，并付上借閱檔案借據(jù)，寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定，到期及時催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。

　　三、會計檔案保管期限

　　1、會計憑證：

　�、僭�始憑證、記帳憑證保管期限為15年；

　�、阢y行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年；

　　2、會計帳簿：

　�、佻F(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年；

　　②明細帳保管期限為15年；

　�、劭値け９芷谙逓�15年；

　�、茌o助帳簿保管期限為15年；

　�、莨潭ㄙY產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報廢后保存5年。

　　3、會計報表：

　　①月、季度會計報表保管期限為15年；

　�、谀甓葧�計報表保管期限為永久。

　　4、其他：

　�、贂�計移交清冊保管期限為15年

　�、跁�計檔案保管清冊保管期為永久

　�、蹠�計檔案銷毀清冊保管期為永久

　�、茔y行存款對帳單保管期限為5年

　　四、會計檔案銷毀

　　根據(jù)會計檔案保管期限，銷毀會計檔案時，到期限的'檔案必須列出詳細的會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并有檔案管理人員簽名、財務(wù)部主管簽名、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應(yīng)由上級主管部門派員監(jiān)銷。

公司檔案管理制度3

　　近幾年，馳宏公司工程建設(shè)處于高峰期，工程投資大、項目多，戰(zhàn)線長，同時，在建設(shè)過程中形成的資料數(shù)量多、保存價值高。這些工程檔案既是公司冶煉廠工程建設(shè)的真實記錄，也是工程質(zhì)量評定及保證的重要依據(jù)，是公司檔案的重要組成部分。為此，強化參建各施工、建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢等方的檔案意識，全面加強工程檔案的收集、整理、歸檔及管理工作，是確保工程檔案完整、準確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。結(jié)合《企業(yè)工程建設(shè)檔案工程規(guī)范》，我們在工程建設(shè)中采取有效措施，保證工程建設(shè)竣工資料的系統(tǒng)、完整、規(guī)范，為檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

　　一、齊抓共管，構(gòu)建工程檔案管理體制

　　加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級管理的原則，制定了相關(guān)制度、辦法，從工程建設(shè)開始就有檔案人員的介入，由各部門配合將所形成的前期資料，如：初步設(shè)計、項目建議書、土地勘察定界報告、地形地質(zhì)測量報告、環(huán)境影響評價報告、地質(zhì)災(zāi)害報告、可行性研究報告等相關(guān)資料及時分類歸檔。在工程進行中由技術(shù)處、工程處、物資處提供給檔案部門施工圖紙及施工中形成的招投標文件、施工方案及各類設(shè)備、材料的訂購、訂貨合同，并建立了由建設(shè)方――項目部――施工方――監(jiān)理方――質(zhì)檢方五級管理體系，形成了完整的檔案管理體系，無論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化，并將檔案管理納入了文明施工管理考核范圍。

　　二、建立和明確相關(guān)制度，確保檔案的規(guī)范

　　完善制度建設(shè)，職責分明，層層把關(guān)。是做好工程建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)，根據(jù)工程建設(shè)的實際情況，工程處和指揮部辦公室制定了《云南冶金集團總公司曲靖有色基地建設(shè)工程基建檔案管理制度》、《云南冶金集團總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程施工質(zhì)量評定驗收實施辦法》、《云南冶金集團總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程單位工程劃分意見》的通知等文件。對施工方資料的收集、整理及移交進行了詳細的規(guī)定和要求。在工程建設(shè)過程中堅持以規(guī)范化的`作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進行分類整理，經(jīng)建設(shè)方工程處、監(jiān)理方、質(zhì)檢方審核把關(guān)后，按照檔案部門的要求裝訂成正規(guī)案卷，在工程竣工后，進行移交，促使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化，為日后的檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

　　三、強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，切實提高檔案質(zhì)量。

　　工程建設(shè)檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點。對日后工程的維護、改造和申報優(yōu)質(zhì)工程都具有非常重要的作用，為了使工程檔案規(guī)范化、標準化，在工程建設(shè)初期檔案人員就親自到各項目部施工點上指導(dǎo)負責資料的收集、分類工作，同時按照檔案整理要求，對文件的起草、書寫要求和所形成材料的規(guī)范化，都作了詳細的講解，使大家對歸檔要求提前了解，在工作中更加注重對資料的積累。做到了檔案工作和工程建設(shè)同步進行，為日后的建檔工作奠定了基礎(chǔ)。使檔案的標準化、規(guī)范化有了一個切實的保障。

　　檔案人員還不定期的深入項目部、監(jiān)理部查看工程資料的形成、整理、保存情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，對檔案技術(shù)問題手把手的給予指導(dǎo)，從而保證了原始資料的規(guī)范和完整。

　　四、明確重點，嚴格程序

　　公司在工程建設(shè)過程中，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門和人員有上百家，設(shè)計、修改變更較多，稍有疏忽，就可能遺漏。根據(jù)參建各方工作性質(zhì)和內(nèi)容的不同，我們分別明確和把握不同的檔案工作重點，一是對項目法人我們自己，重點督促、檢查項目批文、立項報告、地勘、水文、氣候資料，設(shè)計施工詳圖、招投標文件、施工合同、施工報告、訂購、訂貨合同，建設(shè)管理等資料；二是對施工單位，重點督促，檢查承包合同、資質(zhì)證書、工程原始記錄、工程質(zhì)量評定資料、質(zhì)量保證資料、施工管理報告、竣工圖紙、綜合資料、安全資料、交工驗收證書等資料；三是對監(jiān)理單位，重點督促、檢查監(jiān)理工作報告、抽檢記錄及工程質(zhì)量評定報告、監(jiān)理規(guī)劃、細則，監(jiān)理日志，來往文件，監(jiān)理通知等資料；四是嚴把工程竣工資料關(guān)。竣工資料是工程檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系到檔案資料的齊全、完整，而且關(guān)系到工程能否順利通過驗收。我們不僅檢查工程的外業(yè)情況，同時還檢查竣工資料的整理情況，工程竣工需要驗收時，首先要把資料情況報告給公司工程部，在工程部、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門對資料進行認真檢查得到認可后，方對工程組織竣工驗收，工程驗收完畢簽署驗收證書，等竣工資料在規(guī)定時限內(nèi)完整、齊全交到檔案部門后，在移交清單上雙方簽字認可，在審簽單上簽署意見，財務(wù)部門看到審簽單后才給予支付款項。監(jiān)理部門在工程驗收后也及時把監(jiān)理資料進行歸檔移交到檔案部門。由于這些規(guī)定的較好執(zhí)行，使承建單位對檔案資料的整理和移交都有了足夠的重視，使各項工程竣工資料做到了項目齊全、內(nèi)容完整、字跡清晰、裝訂規(guī)范。

　　由此可見，竣工驗收有檔案人員的參與是至關(guān)重要的，它是工程檔案的一道重要關(guān)口，按照檔案要求以及建設(shè)項目檔案管理規(guī)定和驗收規(guī)程，對建設(shè)單位的案卷進行集中審驗，達到正式組卷的要求，裝訂立卷，存在問題的及時給予指正，以便及時整理、補辦，加以完善。同時也隨時歡迎他們到公司檔案室來咨詢、來學(xué)習(xí)做得好的單位的經(jīng)驗。這樣使已經(jīng)完工的工程檔案全部達到了歸檔要求，為我們后期的立卷、編碼、上架工作也打下了堅實的基礎(chǔ)。

公司檔案管理制度4

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　1）負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b）檔案資料的'標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

　　c）檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇惡贤�或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

　�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　　⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d）檔案借閱

　�。�1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準；

　�、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；

　�、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

　�、冉铏n人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

　　e）檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。

　�、茍�(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　�、殴�司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　�、潜竟�司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　�、裙�司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　�、芍匾�的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　�、斯�司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

　　⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　�、捅竟�司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　�、媳竟�司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　�、型獬龉珓�(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財務(wù)檔案資料；

　�、腋鞣N實物檔案；

　�、悠渌�具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　�、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　�、茸游募�應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間

　�、偶磿r歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：

　　a）公司規(guī)定的密級文件；

　　b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

　　d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e）其他認為需要即時歸檔的資料。

　�、贫ㄆ跉w檔

　　a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；

　　b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a）重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。

　　b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

　　c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

　　5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　�、艡n案編號

　　a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。

　　d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。

　　六、相關(guān)記錄

　　1、 《文件（合同）管理記錄目錄》

　　2、 《文件檔案移交目錄》

　　3、 《檔案移交清單表》

　　4、 《檔案借閱審批單》

　　5、 《檔案分類編號表》

　　6、 《檔案管理流程》

公司檔案管理制度5

　　為保證公司各項規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,充分調(diào)動員工工作的積極性、創(chuàng)造性,實行獎勤罰懶的用人機制,特制定員工獎懲制度:

　　一、獎勵

　　(一)獎勵種類

　　1、頒發(fā)獎狀;

　　2、通報表揚:

　　3、物質(zhì)獎勵;

　　4、晉升工資或晉級;

　　5、發(fā)放獎金。

　　(二)獎勵條件

　　1、對改進公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻者;

　　2、為用戶提供熱情、耐心、周到的服務(wù),多次受到用戶表揚者;

　　3、在發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)改進、節(jié)能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟效益者;

　　4、在各類報紙、雜志或?qū)W術(shù)研討會發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;

　　5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、及時采取措施,防止重大事故發(fā)生者;

　　6、控制開支、節(jié)約費用有顯著成績者;

　　7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風,事跡突出者;

　　8、見義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;

　　9、拾金(物)不昧,主動上交者;

　　10、敬業(yè)愛崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規(guī)章制度者。

　　(三)獎勵程序

　　凡符合獎勵條件者,由所在部門將員工事跡以書面形式報告并填寫?yīng)剟罱ㄗh書呈報人力資源部,由人力資源部核實無誤后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。

　　二、處分

　　(一)甲類過失,有下列行為者屬甲類過失:

　　1、不按公司規(guī)定著裝;

　　2、儀表、儀容不整;

　　3、不按公司規(guī)定佩戴員工證、卡;

　　4、不使用本崗位禮貌用語;

　　5、不認真填寫交接班記錄;

　　6、當班時間吃東西、收聽廣播、看報紙;

　　7、在當值崗位使用公司電話辦理私事;

　　8、在當值崗位上吸煙;

　　9、丟失公司財物;

　　10、私自使用公司打長途電話;

　　11、無特殊原因不按時完成上級交辦任務(wù);

　　12、工作時間接待私人來訪;

　　13、工作散漫,粗心大意;

　　14、無幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和活動;

　　15、一月內(nèi)無幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過10分鐘。

　　(二)乙類過失、有下列行為者屬乙類過失:

　　1、委托他人或代他人打鐘卡;

　　2、當班時間睡覺;

　　3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達3次);

　　4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶投訴時,與用戶爭辨、吵鬧;

　　5、在社區(qū)內(nèi)變相賭博或從事不道德活動;

　　6、未經(jīng)批準私自配制社區(qū)內(nèi)房間鑰匙;

　　7、弄虛作假,涂改單據(jù)、證明、記錄、報假學(xué)歷;

　　8、私自向外界泄露公司機密資料;

　　9、故意損壞公司或業(yè)主財物;

　　10、不服從領(lǐng)導(dǎo)的正確命令并在公共場合頂撞領(lǐng)導(dǎo);

　　11、超越職權(quán)范圍或違章操作,造成一定的經(jīng)濟損失;

　　12、工作時間消極怠工;

　　13、曠工一天。

　　(三)丙類過失、有下列行為者屬丙類過失:

　　1、以權(quán)謀私,敲詐勒索用戶或下屬;

　　2、組織及煽動罷工、聚眾鬧事;

　　3、工作時間酗酒、賭博、打架;

　　4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;

　　5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶吵架,或一年累計被用戶有效投訴達3次以上;

　　6、偷竊公司或用戶財物;

　　7、玩忽職守,違反操作規(guī)程,造成重大事故或嚴重后果;

　　8、惡意破壞公物或他人財物,造成公司或他人重大損失;

　　9、當月曠工3次或季度累計曠工7次以上;

　　10、不服從正常工作調(diào)動;

　　11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;

　　12、受到國家法律及治安條例處罰;

　　13、其他嚴重違反公司規(guī)定及國家法律行為。

　　三、處罰種類及執(zhí)行方式

　　1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類過失的行為,由部門主管簽發(fā)并報人事資源部審核備案;

　　2、書面警告:員工重復(fù)觸犯甲類過失或首次觸犯乙類過失,將給予書警告,并扣除當月基本工資的50%;

　　3、最后書面警告:員工重復(fù)觸犯乙類過失將給予最后書面警告處分,扣除當月基本工資;

　　4、降級、撤職、罰款:員工違規(guī)給予書面警告外,還可以給予降級、撤職、罰款處分;

　　5、辭退或開除:員工觸犯丙類過失,公司有權(quán)給予辭退或開除處理,公司也有權(quán)對重復(fù)觸犯乙類過失、情節(jié)嚴重的員工給予辭退處分;被辭退或開除的員工工作滿三個月的.方能退還崗位培訓(xùn)押金(先處罰后補各種費用);

　　6、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,人力資源部可直接對違規(guī)員工簽發(fā)'警告通知書'

　　四、處罰程序

　　1、員工有違紀行為,由所在部門填寫《員工違紀警告書》,列明違紀事實,提出處理意見,經(jīng)見證人或違紀人簽名后,送人力資源部備案;

　　2、普通員工的違紀處罰,由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)審批并通報部門;

　　3、領(lǐng)班級以下的員工違紀處罰,由部門主任、經(jīng)理審批;

　　4、主管級以上的員工違紀處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。

　　五、處罰的取消

　　員工從收到:'警告通知書'后,如能認真改過,積極工作,連續(xù)兩次考評為'優(yōu)',或因工作成績突出受到公司的通報表揚,經(jīng)所在部門主管提出,公司領(lǐng)導(dǎo)批準后,可取消原警告處分。

　　六、申訴

　　員工若對所受的處分不服,應(yīng)在三日內(nèi)書面向人力資源部或公司領(lǐng)導(dǎo)提出申訴(員工亦可向公司工會申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)將對員工的申訴進行認真核查,并做出相應(yīng)的處理決定。

公司檔案管理制度6

　　聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：

　　1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。

　　2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

　　3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。

　　4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。

　　檔案利用制度

　　1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱目的，用后及時反響利用效果。

　　2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。

　　3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對前方可帶出。

　　4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。

　　5、如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管局長批準。

　　6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的.檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人，對將檔案喪失者視情節(jié)輕重給予處分。

　　7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評教育或紀律處分。

　　檔案利用效果登記制度

　　一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進展利用效果的收集工作，對不能當場表達的，利用接待人員要跟蹤收集。

　　二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。

　　三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表”。

　　四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時。

公司檔案管理制度7

　　為明確管理責任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

　　一、檔案管理原則

　　公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。

　　二、組織

　　公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。

　　三、檔案管理部門的工作職責

　　（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

　�。ǘ�）財務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

　�。ㄈ�）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

　　四、檔案管理人員職責

　�。ㄒ唬┴撠熓占�、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時接收和移交檔案；

　�。ǘ�）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

　　（三）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。

　　五、歸檔公司檔案室資料

　�。ㄒ唬┥霞墮C關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；

　　（二）本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；

　�。ㄈ�）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的`文書；

　�。ㄋ模┍竟�司反映主要職能活動的報告、總結(jié)；

　　（五）本公司制訂的計劃、方案、統(tǒng)計、財務(wù)、工作總結(jié)；

　　（六）綜治工作材料；

　�。ㄆ撸┍竟�司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；

　�。ò耍┍竟�公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

　�。ň牛┍竟�司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

　�。ㄊ�）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

　�。ㄊ�一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。

　　六、檔案的收集與歸檔

　�。ㄒ唬┏修k部門或主辦人應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

　　（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。

　�。ㄈ�）管理性檔案在分類立卷時應(yīng)做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

　�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　�。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。

　�。�六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù)。

　　七、檔案的保管

　　（一）公司（或部門）管理的檔案應(yīng)有專柜保存，確保完好不丟失。

　�。ǘ�）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

　�。ㄈ�）檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施，進行修補和復(fù)制。

　�。ㄋ模┕�司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改。

　�。ㄎ澹┟磕陮�檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。

　　八、檔案的借閱

　　必須嚴格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應(yīng)當天歸還。

　�。ㄒ唬�檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)；

　　（二）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；

　　（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；

　�。ㄋ模┱{(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；

　�。ㄎ澹┰瓌t上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。

　�。�六）歸還檔案時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　（七）傳真件需存檔時，應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

　�。ò耍┪唇�(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。

　　九、檔案室保密制度

　�。ㄒ唬�檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦事。

　�。ǘ�）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

　�。ㄈ�）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。

　�。ㄋ模┩鈫挝徊殚�、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可提供。

　　（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應(yīng)妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。

　�。�六）檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

　　十、檔案的鑒定與銷毀

　　鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

　�。ㄒ唬┓从彻�司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；

　　（二）反映公司一般經(jīng)營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；

　　（三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。

　�。ㄋ模�檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責成有關(guān)部門和人員修改、補充。

　�。ㄎ澹┙�(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷毀。

　�。�六）經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

　　十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。

　　十二、本管理制度自發(fā)布之日起實施。

公司檔案管理制度8

　　一、 總則

　　1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。

　　2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。

　　3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。

　　二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求

　�。ㄒ唬�檔案劃分及管理部門

　　1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

　　2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。

　　3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

　�。ǘ�） 各部門資料管理

　　1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

　　2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。

　　3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。

　　三 、檔案分類

　�。ㄒ唬�檔案質(zhì)量

　　1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。

　　2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。

　　3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。

　　4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。

　　5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。

　�。ǘ�）立檔

　　1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

　　2、跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。

　　3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

　�。ㄈ�）分類

　　1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。

　　2、公司檔案大致分為以下幾類：

　�。�1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

　�。�2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；

　�。�3）制度類：管理制度匯編；

　�。�4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。

　�。�5）計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；

　�。�6）會議紀要類：辦公例會紀要等

　�。ㄎ澹�檔案編號

　　1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

　　四、歸檔及保存年限

　�。ㄒ唬�歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。

　�。ǘ�）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。

　　1、永久保存：

　　（1）公司章程、合同

　　（2）股東名冊

　�。�3）組織規(guī)程及辦事細則

　�。�4）董事會及股東會記錄

　�。�5）財務(wù)報表

　　（6）政府機關(guān)核準文件

　�。�7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證

　　（8）工程設(shè)計圖

　�。�9）公司規(guī)章制度

　�。�10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書

　　2、10年保存：

　�。�1）預(yù)算、決算書類

　�。�2）會計憑證

　�。�3）事業(yè)計劃資料

　�。�4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書

　　3、1年至5年保存：

　�。�1）期滿或解除之合約

　　（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書

　　4、1年以下暫時保存：

　�。�1）結(jié)案后無長期保存必要者。

　　（三）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。

　�。ㄋ模�歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

　�。ㄎ澹┌礆w檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。

　　五、檔案日常管理

　�。ㄒ唬┙栝�

　　1、借閱手續(xù)：

　�。�1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

　�。�2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

　�。�3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

　　2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印和摘抄檔案。

　　3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準。

　　5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

　�。ǘ�）銷毀

　　1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀�！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。

　　2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人�！稒n案銷毀清冊》需永久保管。

　　3、保管期限已滿但仍不能銷毀的`檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。

　�。ㄈ�）移交

　　1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交�！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

　　2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　　（四）保密

　　1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

　　2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

　　3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。

　　六、附則

　�。ㄒ唬┰诒局贫瓤蚣芟�，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。

　�。ǘ�）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。

　　附表

　　檔案員職責

　　1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

　　2、認真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

　　3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當及時進行修補和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應(yīng)當附上抄件。

　　4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

　　5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

　　6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。

公司檔案管理制度9

　　一、客戶資料管理辦法總則。

　　為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強客戶資料管理，做好客戶服務(wù)品質(zhì)提升和客戶關(guān)系維護的基礎(chǔ)工作，提升客戶滿意度和忠誠度，使公司對客戶的管理規(guī)范化、有效化，保證穩(wěn)定開展，特制訂本客戶資料管理辦法。

　　二、客戶資料管理辦法管理范圍。

　　1、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍。

　　2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。

　　3、公司客戶為與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商和經(jīng)銷商及合作的重點客戶、品牌客戶。

　　三、客戶資料的內(nèi)容。

　　完整的客戶資料包括以下資料信息：

　　1、公司信息部負責公司所有客戶基本信息的匯總、整理。

　　a、客戶基本資料的`收集是業(yè)務(wù)拓展的基礎(chǔ)，也是客戶資料管理的第一步�？蛻艋�本資料的收集主要由市場人員完成，市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法，積極主動的收集客戶信息。

　　b、客戶基本信息包括客戶的企業(yè)名稱、地址、所有者（法人代表）、成立時間、企業(yè)性質(zhì)、所屬行業(yè)、注冊資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、傳真、郵箱）等方面。

　　C、對經(jīng)銷商、重點/品牌資料要在ERP中規(guī)范管理。建立必要的信息系統(tǒng)，如客戶性質(zhì)/客戶合作年限/經(jīng)營品牌/信用評估/財務(wù)狀況/人員狀況等。

　　2、建立客戶檔案，并編制客戶一覽表供查閱。

　　1）、每發(fā)展、接觸一個新客戶，均應(yīng)建立客戶檔案戶頭；

　　2）、客戶檔案適當標準化、規(guī)范化，摸清客戶基本信息，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經(jīng)營范圍、注冊資本等。

　　3）、建立客戶特征資料，客戶特征資料包括企業(yè)規(guī)模（營業(yè)額、員工人數(shù)）、采購決策特征、具體需求、決策者個人信息（愛好或偏好、生日等）、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等。

　　3、客戶檔案的更新、修改。

　　1）、客戶單位的重大變動事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；

　　2）、對客戶單位的重大變動事項、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；

　　3）、積累客戶年度業(yè)績和財務(wù)狀況報告。

　　4）客戶在財務(wù)上的開戶、更改戶名需提供紙制申請，并做好檔案記錄（銷售中心及財務(wù)部存檔，公司ERP做好記錄和分類，及時和相關(guān)人員溝通，并做好記錄）

　　4、建立客戶交易資料

　　客戶與競爭對手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因）等。

　　四、公司各部門與客戶接觸的重大事項，均須報告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個人范圍內(nèi)。

　　五、員工調(diào)離公司時，不得將客戶資料帶走，其業(yè)務(wù)部門會同信息部將其客戶資料接收、整理、歸檔。

　　六、建立客戶信息查閱權(quán)限制，未經(jīng)許可，不得隨意調(diào)閱客戶檔案。

　　七、客戶管理。

　　1、接待客戶，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進行審批接待。

　　2、與客戶的信函、傳真、長話交往，均應(yīng)按公司各項管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內(nèi)。

　　3、對一些較重要、未來將發(fā)展的新客戶，公司要有兩個以上的人員與之聯(lián)系，并建立聯(lián)系報告制。

　　4、負責與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時，應(yīng)由公司及時通知有關(guān)客戶，產(chǎn)指派其員工頂替調(diào)離員工迅速與客戶建立聯(lián)系。

　　八、客戶資料管理辦法附則。

　　本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補充，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。

公司檔案管理制度10

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

　　6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等

　　7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等

　　9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等

　　11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

　　公司資料檔案安全管理辦法

　　1、目的

　　為了加強公司的檔案管理和保密的工作,更好地為公司的生產(chǎn)(工作)服務(wù)。

　　2、適用范圍

　　適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。

　　3、職責

　　3.1 行政部為公司檔案管理的牽頭部門。

　　3.2 除設(shè)備、財務(wù)等專門檔案由各相關(guān)部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。

　　4、工作程序

　　4.1 凡是能反映公司主要職能活動,具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。

　　4.1.1建廠時原始設(shè)計資料,各種招投標文件,各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。

　　4.1.2各部門如生產(chǎn)、行政、設(shè)施維修、合同、技術(shù)、保衛(wèi)、設(shè)備、固定資產(chǎn)等管理中形成的各類原始材料。

　　4.1.3部門制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報告及需要歸檔的其它文件。

　　4.1.4會議記錄、工作計劃、總結(jié)、情況匯報,以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議。

　　4.2 檔案的收集、鑒定與整理

　　4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應(yīng)經(jīng)常向有關(guān)部門和個人收集文件資料。有關(guān)部門和個人應(yīng)主動配合,定期檢查應(yīng)存檔資料,主動向管理部門資料室移交,在外開會等帶回的文件資料,應(yīng)及時向行政部作收文登記,個人確需的,經(jīng)批準可以復(fù)印留用。

　　4.2.2檔案管理部門在收到有關(guān)歸檔資料后,應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容,對其價值進行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應(yīng)完成上年歸檔資料的'清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的文件資料,經(jīng)過技術(shù)人員鑒定和副總經(jīng)理批準后可以定期銷毀。凡應(yīng)存檔文件,應(yīng)按內(nèi)容進行分類、組卷、裝訂、編號上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。

　　4.3 檔案管理人員要求

　　檔案管理是一項保密性較強的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應(yīng)熱愛檔案事業(yè),不務(wù)名利,遵紀守法、嚴守秘密;工作作風嚴謹、一絲不茍。業(yè)務(wù)上應(yīng)努力學(xué)習(xí),具有一定深度和廣度知識面,掌握一定的檔案管理專門業(yè)務(wù)知識,熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務(wù)的基本特點和規(guī)律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。

　　4.4檔案管理員崗位職責

　　4.4.1努力學(xué)習(xí)、宣傳和執(zhí)行《檔案法》,遵守廠的各項規(guī)章制度,做好本職工作。

　　4.4.2認真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標準要求。

　　4.4.3耐心細致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導(dǎo)檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。

　　發(fā)揮主觀能動性,開展檔案編研工作,提高自己的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平。

　　4.4.4檔案人員必須認真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。

　　加強對檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟數(shù)字、人事材料等檔案,不得向外泄密。

　　4.4.5嚴禁非檔案室人員進入檔案室。本室人員進出時必須關(guān)鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設(shè)施,以防意外。

　　4.4.6嚴禁將檔案機密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友;嚴禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件,應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報告并采取補救措施。

　　4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節(jié)給予批評教育或追究相應(yīng)責任。

　　4.5檔案查閱制度

　　4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復(fù)印按《檔案查閱制度》辦理。

　　4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關(guān)的檔案。

　　4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時,須報副總經(jīng)理同意后才能查閱。

　　4.5.4查閱檔案時,須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復(fù)印,必須經(jīng)副總經(jīng)理批準。

　　4.5.5查閱者必須保護檔案原貌,不得進行任何勾劃、涂改、拆損,對確需拆卷的檔案,必須副總經(jīng)理批準,由檔案人員辦理。

　　4.5.6嚴守檔案秘密,不得將檔案內(nèi)容傳與他人,否則發(fā)生后果者,根據(jù)情節(jié)給予處理。

　　4.6 檔案保管制度

　　4.6.1檔案室是本廠機要重地,非本室管理人員嚴禁入內(nèi)。

　　4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時入庫(柜)并作移交登記。

　　4.6.3庫房應(yīng)安裝調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備,保持室內(nèi)溫度、濕度相對穩(wěn)定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。

　　4.6.4庫房門窗應(yīng)有防盜、防塵設(shè)施,并防止老鼠入侵,并設(shè)置窗簾、窗板等遮陽措施。

　　4.6.5檔案柜、架應(yīng)按規(guī)定整齊排列,并與墻壁保持適當距離。

　　4.6.6對所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。

　　4.7 檔案室防火安全制度

　　4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術(shù)資料室、財務(wù)檔案室都是重點防火部位。

　　4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔,室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。

　　4.7.3檔案室不準吸煙、動火、不準使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。

　　4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸煙。

　　4.7.5閑散無關(guān)人員不得進入檔案室。

　　4.7.6檔案室應(yīng)配備必要的消防器材。

公司檔案管理制度11

　　為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

　　第一條 公司檔案工作的基本原則是：

　　集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文件、文書檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，維護檔案的完整與安全。各部門在各項活動中形成的只具有參考價值的文件，材料，沒有存檔意義的文件、文書可由承辦單位保管。

　　第二條 檔案作為公司發(fā)展的見證，是在創(chuàng)辦、規(guī)劃、開發(fā)、經(jīng)營及其管理工作中形成的，并作為歷史記錄保存，以備查考的文字、圖表、聲像等載體的材料，建立檔案管理具有重要性。

　　第三條 公司檔案室的檔案工作接受上級領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負責管理公司的文書、文件（部分）檔案，其任務(wù)是：

　　1、搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案。

　　2、積極開展檔案的提供利用工作。

　　3、進行檔案統(tǒng)計。

　　第四條 公司各部門必須做好有關(guān)開發(fā)經(jīng)營管理等業(yè)務(wù)檔案材料的收集、整理工作，并及時交檔案室檔案管理員歸檔。

　　歸檔的文書包括：

　　1、政府行政單位發(fā)送給公司的文件、批文、技術(shù)、審核資料。

　　2、企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀要文件材料。

　　3、公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議總結(jié)紀要。

　　4、其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。

　　5、公司各部門的與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。

　　6、公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度）。

　　7、公司制定的計劃書、統(tǒng)計、預(yù)決算書、工作總結(jié)。

　　第五條 歸檔要求

　　a)歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔。

　　b)在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列。

　　c)案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，檔案資料應(yīng)明確長、中、短保管期限，銷毀檔案資料要按保密程序辦理，嚴格執(zhí)行報批后，方可銷毀資料。

　　d)按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷內(nèi)目錄備查。

　　e)全部案卷組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

　　第六條 檔案借閱

　　a)借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出。必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過部門經(jīng)理核對，公司領(lǐng)導(dǎo)批準。

　　b)借閱時間一般檔案最長不超過10天，保密級檔案最長不超過一周。

　　c)借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印檔案。

　　d)借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，須經(jīng)部門主管批準。

　　第七條 檔案管理人員對各部門移交的檔案材料應(yīng)及時記錄整理，進行分類、編目，并做好檔案的檢查和保管工作，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時采取補救措施。

　　第八條 檔案管理人員必須謹防檔案散失、泄密，做好保密及安全管理工作。

　　第九條 員工借閱文件資料時，應(yīng)簽名登記，必要時應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)。借閱時不得涂改，損毀檔案，并按時在借閱期限內(nèi)歸還。

　　第十條 財務(wù)憑證檔案由財務(wù)部門按崗位分工及憑證種類進行歸檔管理。

　　第十一條 本規(guī)定由檔案室制定。

　　第十二條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　公司的檔案管理制度怎么做？

　　公司檔案管理制度

　　第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　第三條 歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的'文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條 檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　第五條 檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

　　5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

　　第六條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

公司檔案管理制度12

　　1、目的：

　　為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。

　　2、適用范圍：

　　本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營、財務(wù)等各種檔案。

　　3、職責

　　檔案工作，設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內(nèi)的檔案資料實行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　行政辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　各部門負責職責范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。

　　人事檔案、財務(wù)檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務(wù)管理部和營銷管理部設(shè)專人配合行政辦公室檔案管理員進行管理。

　　各部門應(yīng)明確規(guī)定檔案責任人（檔案員）。檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。

　　歸檔

　　各部門應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時移交，集中管理，任何單位及個人不得據(jù)為己有。

　　歸檔范圍及管理：

　　各類資質(zhì)文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。

　　各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開發(fā)部負責整理及歸檔，并按規(guī)定及時向檔案室移交。

　　各工程項目設(shè)計方案、施工圖，設(shè)計變更、洽商以及設(shè)計院、勘察單位之間往來資料，會議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負責整理及歸檔。

　　工程進度計劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料、會議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負責整理及歸檔。

　　各類合同協(xié)議（承包、商務(wù)、銷售、借貸、擔保、轉(zhuǎn)讓等）的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書等資料由合同管理部負責整理及歸檔。

　　各類證件（營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機構(gòu)代碼證正、副本、ic卡、貸款卡；國稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開戶許可證等）及各類財務(wù)憑證、帳薄、報表等均由財務(wù)管理部負責歸檔。

　　公司采購的設(shè)備、材料說明書、檢驗報告、質(zhì)量保證書等資料由材料采購部負責整理及歸檔。

　　凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。

　　歸檔資料必須符合下列要求：

　　文件材料齊全完整，真實有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。

　　根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷；

　　根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值，進行分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　借閱

　　檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫檔案借閱登記表。

　　本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。

　　機密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見，經(jīng)企管辦主任批準后方可借閱。

　　本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng)公司總經(jīng)理（或常務(wù)副總）批準，外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還，所借檔案達到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時催還，借閱人不得拒還。

　　外單位人員借閱非機要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內(nèi)查閱，不準外借，檔案管理負責人并對摘抄的'材料進行審查。

　　借閱檔案要注意愛護和保管，不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內(nèi)容和內(nèi)部控制事項的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，要追究當事人責任。

　　查閱一般檔案材料，經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進行復(fù)制、拍照、摘抄。

　　借出或歸還檔案時，檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴肅查處。

　　借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責任。

　　職工臨時離開公司（出國、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等）、調(diào)動工作或解聘辦理手續(xù)之前，人力資源部門要及時通知檔案部門，經(jīng)檔案部門簽字確認已還清所借檔案后，方能辦理相關(guān)手續(xù)。

　　本公司保管的人事、財務(wù)、車輛等檔案只供本公司和主管政府機關(guān)查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

　　財務(wù)檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經(jīng)主管財務(wù)副總同意后，由財務(wù)部指定專人陪同查閱，財務(wù)賬目不予復(fù)制，財務(wù)憑證如確實需要復(fù)制，必須在財務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進行復(fù)制。

　　檔案保存期限及銷毀

　　工程項目竣工資料、開發(fā)文件、設(shè)計文件、其他重要檔案永久保存。

　　行政檔案視可利用價值定期銷毀。

　　檔案每三年鑒定一次，對超過保存期限的進行下架、分類。

　　由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。

　　銷毀檔案由檔案室負責執(zhí)行，同時由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。經(jīng)批準銷毀的檔案，不得當廢紙出售或作其他用。

　　檔案統(tǒng)計及管理要求

　　為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù)，要認真做好檔案統(tǒng)計工作，建立健全各種統(tǒng)計臺帳。

　　年終進行當年歸檔文件匯總，并統(tǒng)計當年檔案借閱人次，分析利用率，總結(jié)檔案利用與效果。

　　保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節(jié)假日檔案室要進行清點催還。

　　公司職工要嚴格遵守保密規(guī)定，若有泄密應(yīng)追究責任，有嚴重泄密或竊密行為者，視其情節(jié)進行處理，并追究其刑事責任。

　　加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度13

　　一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的`收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

　　六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　�、傥募�材料齊全完整;

　　②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。

　　十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度14

　　一、為進一步加強安全管理基礎(chǔ)工作，促進企業(yè)安全生產(chǎn)文件檔案標準化、標準化，根據(jù)《危險貨物道路運輸企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理技術(shù)要求》，制定本規(guī)定。

　　二、公司安全管理部門應(yīng)根據(jù)國家法律、法規(guī)和危險貨物道路運輸管理標準的要求，編制安全生產(chǎn)管理檔案，包括企業(yè)安全生產(chǎn)全過程形成的管理資料。包括：企業(yè)資質(zhì)檔案、人員檔案、危險品道路運輸車輛檔案、監(jiān)督檢查檔案。歸檔應(yīng)規(guī)范、清晰、保存良好，公司應(yīng)定期進行檢查和評估。

　　三、歸檔范圍。

　　1、企業(yè)資質(zhì)檔案（A）

　　(1)企業(yè)基本信息（檔案編號：A1），包括：企業(yè)概況、《道路運輸經(jīng)營許可證》或《道路運輸危險貨物許可證》、《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、安全評估材料及許可相關(guān)材料。

　　(2)停車場地及設(shè)備（檔案編號：A2），包括：停車場地證明材料、安全防護和消防設(shè)施設(shè)備清單、運輸生產(chǎn)設(shè)備（包括裝卸設(shè)備）清單。

　　(3)安全管理制度（檔案編號：A3），包括：管理及從業(yè)人員安全生產(chǎn)責任制度；安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查制度；教育培訓(xùn)制度；從業(yè)人員、車輛、設(shè)備及場地管理制度；應(yīng)急救援預(yù)案制度；安全生產(chǎn)作業(yè)規(guī)程；安全生產(chǎn)考核與獎懲制度；安全事故報告、統(tǒng)計與處理制度。

　　2、人員檔案（B）

　　(1)危險貨物道路運輸企業(yè)管理人員（檔案編號：B1），包括：法定代表人、主要負責人和分管安全負責人基本信息情況。

　　(2)專職安全管理人員（檔案編號：B2），包括專職安全管理人員的基本信息及資格證復(fù)印件。

　　(3)危險貨物道路運輸從業(yè)人員，即駕駛?cè)藛T（檔案編號：B3）、押運人員（檔案編號：B4）、裝卸人員（檔案編號：B5）包括：基本信息；勞動關(guān)系合同；身份證、機動車駕駛證、從業(yè)資格證復(fù)印件；從業(yè)情況記錄。

　　3、危險貨物道路運輸車輛檔案(C)

　　4、監(jiān)督檢查檔案（D）

　　至少包括：

　　(1)企業(yè)安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查記錄（檔案編號：D1）；

　　(2)安全生產(chǎn)會議記錄（檔案編號：D2）；

　　(3)危險貨物道路運輸車輛監(jiān)控數(shù)據(jù)記錄（檔案編號：D3）；

　　(4)危險貨物道路運輸車輛出車安全例檢記錄（檔案編號：D4）;

　　(5)危險貨物道路運輸罐式車輛罐體檢查記錄（檔案編號：D5）；果等內(nèi)容，主要記錄公司、車隊關(guān)于安全方面的會議(如公司安全員月例會、安全例會等)，尤其對安全生產(chǎn)文件的傳達、學(xué)習(xí)和貫徹情況要詳細填寫。

　　(二)安全組織臺帳

　　1.公司安全組織臺賬中應(yīng)記錄公司安全技術(shù)部、安全組織網(wǎng)絡(luò)、安全監(jiān)督部成員；

　　2.車隊安全組織臺賬：臺賬中應(yīng)記錄車隊安全領(lǐng)導(dǎo)小組和安全組織網(wǎng)絡(luò)，并填寫公司志愿消防隊成員組成（姓名、性別、年齡、工種、崗位、教育程度、安全教育狀況等）。

　　(三)安全教育臺帳

　　1.公司安全教育臺賬：包括公司領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的安全教育培訓(xùn)：公司安全科長的安全教育；安全監(jiān)督管理人員的.安全教育；新員工的三級教育；特殊工種的安全教育、培訓(xùn)和評估；外部施工人員的安全教育；其他人員的安全教育。

　　2.車隊安全教育臺賬：包括船隊領(lǐng)導(dǎo)和員工的安全培訓(xùn)；對新員工進行三級安全教育；特殊工種的安全教育、培訓(xùn)和評估；轉(zhuǎn)崗復(fù)工半年以上人員安全教育。

　　(四)安全檢查臺帳

　　公司定期組織安全檢查，記錄檢查時間、檢查內(nèi)容、檢查人員、發(fā)現(xiàn)問題、整改措施、完成時間等，公司安全檢查不少于每季度一次，班組安全檢查不低于每月一次，每周班組安全檢查不得少于一次。此外，應(yīng)根據(jù)專業(yè)特點、季節(jié)變化、節(jié)假日安排和特殊作業(yè)要求進行專項檢查。安全檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患、問題、整改要求和整改審查，應(yīng)按要求如實填寫。 (五)隱患治理臺帳

　　事故隱患管理由公司和船隊分級實施。船隊中發(fā)生的所有隱患，無論資金水平和來源如何，均應(yīng)填寫在船隊隱患管理臺賬中，其中應(yīng)包括隱患名稱、隱患級別、隱患所在部門、現(xiàn)有部分、計劃成本、實際成本、資金來源、，整改前的臨時預(yù)防措施、整改計劃（計劃應(yīng)具體）、完成進度、負責人、計劃完成時間、實際完成時間、隱患治理后的評估等。隱患整改應(yīng)嚴格按照“五定”原則進行(即定臨時防范措施、定整改方案、定負責人、定整改時間、定資金來源)。

　　(六)事故臺帳

　　按照《事故管理制度》要求，事故實行歸口和分級管理。公司級事故臺帳要記錄所發(fā)生的各類事故，包括火宅、爆炸、設(shè)備、生產(chǎn)、交通、人身、質(zhì)量、污染和其他事故。車隊級事故臺帳要記錄本車隊發(fā)生的人身、火宅、爆炸、車輛、交通事故，只要影響到生產(chǎn)運行均應(yīng)上賬登記)。要記錄事故發(fā)生所在部門、發(fā)生日期、事故類別、事故經(jīng)過，并嚴格按

　　照“三不放過”原則，進行事故原因及責任分析，詳細填寫應(yīng)吸取的教訓(xùn)、采取的防范措施和處理意見等，人身事故要將當事人姓名、性別、年齡、工種、工齡及事故概況等記入臺帳。 ’

　　(七)安全工作考核與獎懲臺帳

　　《安全工作考核獎懲臺賬》記錄了各部門、各崗位安全生產(chǎn)責任制考核情況。各級安全工作和安全生產(chǎn)考核、事故發(fā)生單位和個人的處罰和“三違”、預(yù)防和避免事故有功人員的獎勵、對安全管理做出突出貢獻的單位和個人進行表彰和獎勵，應(yīng)有詳細規(guī)定。臺賬應(yīng)包括考核項目或內(nèi)容、被考核部門和個人、主要事跡和問題、考核意見和結(jié)果、獎懲、考核部門和審批部門簽字等欄目。

　　(八)職業(yè)安全衛(wèi)生臺帳

　　記錄員工體檢時問、人數(shù)、姓名、性別等，塵、毒、噪聲、射線分布情況及定期檢測數(shù)據(jù)。

　　(九)安全防護用品臺帳

　　記錄防護用品明細，每周防護用品檢查情況。

　　(十)事故預(yù)案臺帳

　　記錄事故預(yù)案演練。

　　(十一)安全學(xué)習(xí)資料

　　保存下發(fā)的上級各種文件、安全會議材料及安全試題庫、安全考試卷、安全通報等學(xué)習(xí)資料

　　(十二)特殊工種人員檔案

　　記錄特殊工種人員姓名、工種個、年齡?本崗位工齡、性別、取證時間、參見培訓(xùn)情毋及善審考試情況等。

　　(十三)安全活動記錄

　　1．安全活動記錄要內(nèi)容齊全，填寫參加人數(shù)、參加領(lǐng)導(dǎo)、活動內(nèi)容、發(fā)言情況、領(lǐng)導(dǎo)簽字等。

　　2．安全活動內(nèi)容：學(xué)習(xí)安全文件、通告和安全規(guī)章制度；學(xué)習(xí)安全技術(shù)知識和勞動衛(wèi)生知識；討論分析典型事故，結(jié)合事故案例總結(jié)事故教訓(xùn)；開展事故預(yù)測和在崗培訓(xùn)，組織各類安全技術(shù)表演；檢查安全規(guī)章制度的執(zhí)行情況，消除事故隱患；開展安全技術(shù)研討會、攻關(guān)等安全科研活動。

　　3．班組安全活動記錄要將本班組的安全會議、安全教育、安全檢查、安全活動等內(nèi)容記錄清楚，并與內(nèi)容相對應(yīng)。

公司檔案管理制度15

　　1、文件檔案的管理:

　　1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。

　　1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

　　1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。

　　1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長審批。

　　1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

　　1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。

　　2、電子文檔的管理:

　　2.1收集、積累要求:

　　■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。

　　■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。

　　■在'無紙化'計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴格的`安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

　　■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

　　■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

　　■用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

　　■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮

　　方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。

　　■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

　　■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。

　　■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

　　2.2收集、積累方法:

　　■及時按照要求制作電子文件備份。

　　■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

　　■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

　　2.3歸檔要求:

　　■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復(fù)制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

　　■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

　　■將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　■需要長期保存的電子文件應(yīng)當把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

　　■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。

　　3、聲像檔案的管理:

　　3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。

　　3.2文字說明的編寫要求:

　　■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

　　■應(yīng)能準確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。

　　■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

　　3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

　　3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

　　3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。

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